Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych osób korzystających ze strony internetowej i sklepu kocotkids.com jest:

Kocot Kids Magdalena Kocot
ul. Bolesława Chrobrego 17
45-580 Opole
NIP: 754 284 18 05
REGON: 161370108

dalej jako „Administrator”.

Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych: info@kocotkids.com lub pisemnie na adres Administratora.

2. Zasady przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.

Dane są przetwarzane w konkretnych, zgodnych z prawem celach oraz w zakresie niezbędnym do ich realizacji. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka związanego z przetwarzaniem danych.

3. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania ze Sklepu Administrator może przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko, dane do faktury, nazwę firmy oraz NIP,
• adres zamieszkania, adres dostawy i dane kontaktowe, w tym adres e-mail i numer telefonu,
• informacje o zamówieniach, płatnościach, dostawach, zwrotach i reklamacjach,
• treść korespondencji z Administratorem,
• dane związane z kontem Klienta i historią zamówień,
• informacje związane z wystawianiem i moderowaniem opinii,
• adres IP, logi techniczne, informacje o urządzeniu i przeglądarce,
• identyfikatory internetowe oraz dane zbierane za pośrednictwem cookies i podobnych technologii, jeśli znajdują zastosowanie,
• w przypadku newslettera: adres e-mail, ewentualnie imię, status i datę subskrypcji, a także dane potrzebne do wykazania zgody i obsługi rezygnacji,
• jeśli użytkownik wyraził osobną zgodę na pomiar aktywności newsletterowej: informacje o otwarciu wiadomości, o kliknięciu poszczególnych linków, czasie interakcji i identyfikatorze subskrybenta oraz dostępne dane techniczne związane z tymi zdarzeniami (np. adres IP lub dane o programie pocztowym) – zależnie od funkcjonalności platformy mailingowej.

Administrator nie wymaga podawania szczególnych kategorii danych osobowych, np. informacji o zdrowiu, religii lub poglądach politycznych.

4. Realizacja zamówień

Dane Klientów przetwarzane są w celu przyjęcia i realizacji zamówienia, zawarcia i wykonania umowy sprzedaży, obsługi płatności, dostawy oraz kontaktu związanego z zamówieniem.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem.

Dane przechowujemy przez okres realizacji umowy, a następnie w zakresie wynikającym z obowiązków prawnych i okresów przedawnienia roszczeń.

5. Dokumentacja podatkowa i księgowa

Dane zawarte w fakturach oraz dokumentacji sprzedażowej i księgowej przetwarzane są w celu wykonania obowiązków podatkowych i rachunkowych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Dane są przechowywane przez okres wynikający z właściwych przepisów.

6. Konto Klienta

W przypadku utworzenia konta dane są przetwarzane w celu jego utworzenia i prowadzenia, umożliwienia logowania, udostępnienia historii zamówień oraz korzystania z funkcjonalności konta.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Dane związane z kontem są przetwarzane przez okres jego funkcjonowania, a po zakończeniu – w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków prawnych lub ustalenia, dochodzenia i obrony przed roszczeniami.

Klient może zażądać usunięcia konta. Nie musi to oznaczać natychmiastowego usunięcia danych, których dalszego przechowywania wymagają przepisy.

7. Reklamacje, zwroty i odstąpienie od umowy

Dane mogą być przetwarzane w celu rozpatrzenia reklamacji, obsługi odstąpienia od umowy, zwrotu płatności oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Podstawa prawna: odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy), lit. c (obowiązek prawny) oraz lit. f (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw).

8. Kontakt z Administratorem

Jeśli użytkownik kontaktuje się ze Sklepem telefonicznie, e-mailowo lub przez formularz kontaktowy, dane są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeśli kontakt dotyczy zawarcia lub wykonania umowy; w pozostałych przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze zapytań i komunikacji.

Dane mogą być przechowywane po zakończeniu korespondencji, jeśli jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

9. Newsletter i informacje handlowe

Użytkownik może dobrowolnie zapisać się do newslettera Kocot Kids, aby otrzymywać wiadomości o nowych produktach, promocjach, rabatach, ofercie Sklepu i innych informacjach handlowych związanych z działalnością Administratora.

W celu obsługi newslettera przetwarzamy przede wszystkim adres e-mail, a jeśli został podany – także imię. Możemy również przetwarzać status subskrypcji, datę zapisu i potwierdzenia zapisu oraz informacje potrzebne do udokumentowania zgody i jej wycofania, w zakresie, w jakim są dostępne w wykorzystywanych systemach.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda na przetwarzanie danych w celu przesyłania newslettera. Wysyłka informacji handlowych odbywa się z poszanowaniem wymagań art. 398 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej.

W celu potwierdzania zapisów może być stosowana procedura double opt-in, polegająca na kliknięciu linku potwierdzającego przesłanego na podany adres e-mail.

Użytkownik może w każdej chwili wycofać zgodę, korzystając z linku rezygnacji w wiadomości albo pisząc na info@kocotkids.com. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań dokonanych przed jej wycofaniem.

Dane są wykorzystywane do przesyłania newslettera do czasu wycofania zgody, zakończenia świadczenia newslettera albo innego zgodnego z prawem zakończenia ich przetwarzania. Po rezygnacji Administrator może zachować minimalne dane niezbędne do zapobiegania ponownej niezamierzonej wysyłce i wykazania przestrzegania obowiązków prawnych. Podstawą takiego ograniczonego przechowywania może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu rozliczalności oraz respektowaniu rezygnacji.

9.1. Dostawca newslettera – Mailrelay

Do technicznej obsługi newslettera Administrator korzysta z platformy Mailrelay, świadczonej przez CPC Servicios Informáticos Aplicados a Nuevas Tecnologías S.L. z siedzibą w Hiszpanii. Dostawca ten działa w zakresie obsługi listy subskrybentów i wysyłki wiadomości jako podmiot przetwarzający dane na zlecenie Administratora, zgodnie z warunkami świadczenia usługi oraz umową powierzenia przetwarzania danych.

W celu realizacji newslettera Mailrelay może otrzymywać dane kontaktowe subskrybentów, dane dotyczące statusu subskrypcji i rezygnacji oraz informacje techniczne niezbędne do obsługi wysyłki, doręczeń i błędów dostarczenia. W przypadku aktywowania pomiaru aktywności wobec odbiorców posiadających właściwą zgodę Mailrelay przetwarza również informacje o otwarciach wiadomości i kliknięciach w linki. Administrator nie udostępnia bazy newsletterowej dostawcy w celu prowadzenia przez niego własnych kampanii marketingowych.

Informacje o dostawcy i jego warunkach przetwarzania danych dostępne są pod adresem: https://mailrelay.com/en/terms-of-use/.

9.2. Pomiar otwarć i kliknięć w newsletterze

W celu analizowania skuteczności komunikacji marketingowej Administrator może korzystać z funkcji Track opens oraz Track clicks dostępnych na platformie Mailrelay. Funkcje te nie są niezbędne do otrzymywania newslettera.

• Track opens (otwarcia wiadomości): zastosowanie niewielkiego elementu graficznego (piksela śledzącego) może umożliwiać ustalenie, czy i kiedy program pocztowy pobrał ten element. Samo pobranie nie zawsze oznacza rzeczywiste przeczytanie wiadomości, a wynik może być zakłócony przez ustawienia ochrony prywatności i automatyczne pobieranie obrazów.
• Track clicks (kliknięcia w linki): linki w newsletterze mogą być kierowane przez system pomiarowy Mailrelay oraz zawierać identyfikatory umożliwiające przypisanie kliknięcia do określonej wiadomości i subskrybenta. Rejestrowane mogą być m.in. kliknięty odnośnik i czas zdarzenia.

W zależności od ustawień i sposobu działania Mailrelay przetwarzane mogą być również identyfikatory subskrybenta, adres IP, dane techniczne urządzenia lub programu pocztowego oraz identyfikator kampanii. Informacje te służą do oceny zainteresowania treściami, tworzenia statystyk otwarć i kliknięć oraz planowania skuteczniejszych kampanii. Wyniki mogą być prezentowane zarówno w zestawieniach zbiorczych, jak i w powiązaniu z konkretnym subskrybentem.

Podstawa prawna indywidualnego pomiaru otwarć i kliknięć: odrębna, dobrowolna zgoda użytkownika – art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz, gdy dana technologia stanowi przechowywanie informacji lub uzyskiwanie dostępu do informacji na urządzeniu końcowym, art. 399 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej. Zgoda na samą wysyłkę newslettera nie jest traktowana jako automatyczna zgoda na indywidualny pomiar otwarć lub kliknięć.

Funkcje indywidualnego pomiaru są stosowane wyłącznie wobec odbiorców, dla których Administrator dysponuje wymaganą zgodą. Brak zgody na pomiar aktywności nie powoduje odmowy otrzymywania newslettera ani utraty prawa do rabatu za zapis do newslettera. Odmowa lub wycofanie tej zgody nie wpływa na możliwość korzystania ze Sklepu.

Użytkownik może wycofać zgodę na pomiar aktywności niezależnie od zgody na newsletter, kontaktując się pod adresem info@kocotkids.com lub korzystając z udostępnionego przez Administratora mechanizmu zarządzania zgodami. Administrator zaprzestaje stosowania indywidualnego pomiaru w kolejnych wiadomościach po odnotowaniu wycofania zgody. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Szczegółowe dane o interakcjach są przechowywane przez okres potrzebny do analizy wyników kampanii oraz weryfikacji udzielonych zgód, a następnie usuwane lub anonimizowane; okres ten podlega zasadzie minimalizacji przechowywania. Administrator może przechowywać niezbędną informację o udzieleniu lub wycofaniu zgody w celu jej udokumentowania i uniknięcia ponownego śledzenia bez podstawy prawnej.

Niezależnie od opisanych funkcji możliwe jest przetwarzanie podstawowych danych operacyjnych dotyczących wysyłki, takich jak doręczenia, błędy dostarczenia oraz rezygnacje z newslettera, na podstawie właściwej dla tych czynności i z poszanowaniem przepisów prawa.

9.3. Pomiar ruchu w Sklepie po przejściu z newslettera

Odnośniki w newsletterze mogą zawierać standardowe parametry kampanii (np. utm_source, utm_medium i utm_campaign) umożliwiające rozpoznanie źródła wejścia na stronę. Administrator nie umieszcza w tych ogólnych parametrach identyfikatora konkretnego subskrybenta, jeśli nie jest to potrzebne do określonego celu i objęte właściwą podstawą prawną.

Po przejściu do Sklepu korzystanie z narzędzi analitycznych, marketingowych, cookies i podobnych technologii podlega odrębnym zasadom opisanym w dalszych częściach Polityki oraz ustawieniom zgód w panelu cookies. Zgoda na pomiar aktywności w newsletterze nie zastępuje wymaganych zgód dotyczących technologii na stronie internetowej.

10. Opinie o Towarach

Dane związane z opiniami o Towarach mogą być przetwarzane w celu ich publikacji, moderowania, weryfikacji pochodzenia opinii i zapobiegania nadużyciom.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na udostępnianiu opinii o ofercie oraz zapobieganiu nadużyciom.

Informacje o tym, czy i w jaki sposób Sklep weryfikuje pochodzenie opinii, powinny być udostępniane bezpośrednio w miejscu prezentowania opinii. Oznaczenie „Zweryfikowany zakup” może być stosowane wyłącznie wtedy, gdy rzeczywiście sprawdzono związek opinii z zakupem danego produktu. Administrator nie powinien publikować fikcyjnych opinii ani przedstawiać ich jako opinii rzeczywistych Klientów.

11. Ustalenie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami

Administrator może przechowywać dane w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, w tym do wykazania uzyskanej lub wycofanej zgody.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji wskazanego celu, w tym do upływu odpowiednich terminów przedawnienia roszczeń.

12. Bezpieczeństwo Sklepu

W celu ochrony Sklepu, użytkowników i systemów informatycznych Administrator może przetwarzać adres IP, logi techniczne, informacje o urządzeniu oraz zdarzenia związane z korzystaniem ze Sklepu.

Przetwarzanie służy w szczególności zapewnieniu bezpieczeństwa, wykrywaniu prób nieautoryzowanego dostępu, zapobieganiu oszustwom oraz diagnozowaniu problemów technicznych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora w zapewnieniu bezpieczeństwa.

13. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, jednak niektóre dane są niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, realizacji dostawy, płatności, wystawienia dokumentów sprzedaży lub rozpatrzenia reklamacji. Niepodanie niezbędnych danych może uniemożliwić realizację określonej czynności.

Zgoda na newsletter, analitykę lub marketing nie jest warunkiem dokonania zakupu w Sklepie.

14. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Dane mogą być przekazywane podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów. Są to w szczególności:

• firmy kurierskie i transportowe, w tym DPD,
• operatorzy płatności, w tym PayU, oraz banki,
• dostawcy hostingu, poczty elektronicznej, usług informatycznych i oprogramowania Sklepu,
• Mailrelay – dostawca platformy do wysyłki newslettera,
• księgowość, kancelarie prawne i doradcy,
• dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych, jeśli ich użycie jest zgodne z prawem i uzyskano wymagane zgody,
• uprawnione organy publiczne – gdy wymagają tego przepisy.

W zależności od charakteru usługi odbiorcy działają jako podmioty przetwarzające na polecenie Administratora albo jako odrębni administratorzy danych. Administrator nie sprzedaje bazy adresów e-mail subskrybentów newslettera.

15. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z niektórych usług informatycznych, analitycznych lub marketingowych może dochodzić do przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), jeżeli przewiduje to sposób działania danego dostawcy.

W takich przypadkach Administrator stosuje wymagane przez RODO mechanizmy ochrony, np. decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub właściwy mechanizm EU-U.S. Data Privacy Framework, gdy znajduje zastosowanie, oraz ewentualne dodatkowe zabezpieczenia.

Mailrelay jest dostawcą mającym siedzibę w Hiszpanii; kwestie lokalizacji przetwarzania i ewentualnego korzystania z podwykonawców regulują jego aktualne warunki umowne i umowa powierzenia danych. Szczegóły dotyczące konkretnego transferu danych można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

16. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane dotyczą, przysługuje – w przypadkach przewidzianych przez RODO – prawo:

1. dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
2. sprostowania danych,
3. usunięcia danych,
4. ograniczenia przetwarzania,
5. przenoszenia danych,
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu,
7. wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego,
8. wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na legalność wcześniejszego przetwarzania,
9. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu skorzystania ze swoich praw można napisać na adres info@kocotkids.com. Jeżeli jest to niezbędne do ochrony danych, Administrator może poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej żądanie.

17. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator może stosować podstawową personalizację komunikacji lub reklam na podstawie danych i w zakresie zgodnym z prawem, w tym po uzyskaniu wymaganych zgód. Jeżeli użytkownik udzielił odrębnej zgody na pomiar otwarć i kliknięć w newsletterze, dane dotyczące tych interakcji mogą służyć do analizy zainteresowania treściami i planowania kampanii. Wykorzystanie tych danych do odrębnych celów profilowania lub zindywidualizowanego kierowania ofert wymaga spełnienia odpowiednich obowiązków informacyjnych i uzyskania właściwej podstawy prawnej. Sama zgoda na newsletter nie oznacza zgody na śledzenie lub szczegółowe profilowanie.

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały w rozumieniu art. 22 RODO, chyba że poinformuje o tym odrębnie i zapewni odpowiednią podstawę prawną.

18. Cookies i podobne technologie

Sklep korzysta z plików cookies i podobnych technologii, które mogą służyć do prawidłowego działania strony, utrzymania sesji, obsługi koszyka i logowania, zapamiętywania preferencji, zapewnienia bezpieczeństwa, analityki, pomiaru kampanii oraz działań marketingowych.

Cookies i podobne technologie niewymagane do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika są stosowane z poszanowaniem wymagań art. 399 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej oraz przepisów RODO, w tym po uzyskaniu zgody, gdy jest ona wymagana. Niezależnie od cookies stosowanych w Sklepie, elementy śledzące mogą być używane również w wiadomościach e-mail (np. piksele otwarć i indywidualnie identyfikowane linki); zasady te opisano w punkcie 9.2.

19. Kategorie cookies

Cookies niezbędne

Służą do zapewnienia podstawowych funkcji Sklepu, takich jak działanie koszyka, logowanie, bezpieczeństwo, realizacja zamówienia i zapamiętywanie ustawień prywatności. Mogą być stosowane bez dodatkowej zgody w przypadkach przewidzianych prawem.

Cookies funkcjonalne

Pozwalają zapamiętać dodatkowe preferencje użytkownika. Jeśli nie są niezbędne do usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika, wymagają uprzedniej zgody, gdy przewidują to przepisy.

Cookies analityczne

Umożliwiają analizę odwiedzin, oglądanych podstron, źródeł ruchu i sposobu korzystania ze Sklepu. Są uruchamiane po uzyskaniu wymaganej zgody.

Cookies marketingowe

Mogą być używane do pomiaru skuteczności kampanii, remarketingu i dostosowywania reklam. Są uruchamiane po uzyskaniu wymaganej zgody.

20. Zarządzanie zgodą na cookies

Przy pierwszej wizycie w Sklepie użytkownik może określić swoje preferencje dotyczące cookies i podobnych technologii. Użytkownik powinien mieć możliwość akceptacji, odrzucenia technologii niewymaganych oraz zarządzania poszczególnymi kategoriami.

Technologie wymagające zgody nie są uruchamiane przed jej uzyskaniem. Brak zgody na cookies analityczne lub marketingowe nie ogranicza możliwości dokonania zakupu.

21. Zmiana lub wycofanie zgody na cookies

Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić lub wycofać zgodę na cookies za pomocą narzędzia zarządzania preferencjami dostępnego w Sklepie. Zgodę można również kontrolować za pomocą ustawień przeglądarki, z zastrzeżeniem, że usunięcie niektórych cookies niezbędnych może wpłynąć na działanie strony.

Wycofanie zgody powinno być równie proste jak jej udzielenie.

22. Narzędzia zewnętrzne

Sklep może korzystać z zewnętrznych narzędzi obsługujących płatności, analitykę, zarządzanie tagami, kampanie reklamowe i integracje z serwisami społecznościowymi.

Narzędzia wykorzystujące cookies lub podobne technologie, dla których wymagane jest uprzednie zezwolenie użytkownika, uruchamiane są dopiero po uzyskaniu tej zgody. Informacje o aktualnie stosowanych narzędziach, celach, dostawcach i okresach działania powinny być dostępne w panelu zarządzania cookies.

23. Okresy przechowywania danych

Dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania, z uwzględnieniem czasu wykonywania umowy, obowiązków podatkowych i rachunkowych, odpowiednich terminów przedawnienia roszczeń oraz okresu obowiązywania zgody.

W przypadku newslettera dane służące wysyłce przetwarzane są do czasu rezygnacji lub zakończenia usługi, z możliwością dalszego ograniczonego przechowywania danych służących wykazaniu zgody, respektowaniu rezygnacji i obronie przed roszczeniami. Dane o otwarciach i kliknięciach przetwarzane są przez okres niezbędny do oceny kampanii, na zasadach opisanych w punkcie 9.2; zaprzestanie pomiaru w kolejnych wysyłkach następuje po wycofaniu zgody.

Po upływie odpowiedniego okresu dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że przepisy wymagają ich dalszego przechowywania.

24. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie do ryzyka środki techniczne i organizacyjne, w szczególności szyfrowanie transmisji za pośrednictwem HTTPS, ograniczanie dostępu do danych, zarządzanie uprawnieniami, aktualizacje oprogramowania, zabezpieczenia systemów i kopie zapasowe – w zakresie odpowiednim do używanych rozwiązań.

25. Zmiany polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w szczególności w razie zmiany przepisów, sposobu działania Sklepu, zakresu przetwarzania danych, technologii śledzących lub dostawców usług.

Aktualna wersja Polityki jest publikowana na stronie kocotkids.com. Aktualizacja samej Polityki nie zastępuje pozyskania zgody tam, gdzie wymagana jest ona przez prawo.

26. Kontakt

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można skontaktować się z Administratorem:

Kocot Kids Magdalena Kocot
ul. Bolesława Chrobrego 17
45-580 Opole
NIP: 754 284 18 05
REGON: 161370108

E-mail: info@kocotkids.com